تحاول الكثير من الشركات حاليا جعل ترتيبات العمل أكثر مرونة، مما يمكن العاملين من قضاء بعض الوقت في المكتب والبعض الآخر في المنزل. ولكن ذلك قد تسبب في ترك الكثير من أصحاب العمل يتساءلون عن كيفية تطبيق هذا النموذج الهجين على عمليات مثل تدريب العاملين الجدد.

والجواب هو أنه يجب أولا التأكد من وجود إطار أساسي للعمل. إذ يبدو أن كل شيء في مجال العمل لم يعد كما كان من قبل، منذ أن بدأ تفشي وباء كورونا. وبالطبع، ينطبق الأمر على تدريب العاملين الجدد والترحيب بهم داخل مؤسسات العمل.

متطلبات أساسية للعمل الهجين
يعد توفير الوضوح والتوجيه العام من المتطلبات الأساسية للعمل الهجين في ظروف متغيرة، بحسب ما تقوله كاترين جلاتزل، وهي مؤلفة ومستشارة في شؤون القيادة التعاونية.

ويحتاج العاملون إلى ذلك التوجيه حتى يتمكنوا من التنقل في بيئة العمل الافتراضية وأيضا في مكان العمل الفعلي.
لذلك يجب التأكد من أن أعضاء فريق العمل الجدد يعرفون متى سيكونون في المكتب أو في مكان العمل، ومتى سيعملون من المنزل.

كما يجب أيضا تعريف العاملين الجدد بطريقتي العمل، والتأكد من أنهم يعرفون مكان عملهم، وما إذا كانت فرق العمل تقوم بتسجيل الدخول عبر الإنترنت بطريقة ما عندما يكون هناك حاجة للعمل عن بُعد، وكيفية القيام بذلك.كما يجب التأكد من أن العاملين يعرفون الإجابات على هذه الأسئلة، وعدم تركهم يتساءلون.

توفر المعدات التقنية
وإلى جانب ضمان توفر المعدات التقنية، تقول جلاتزل إنه يتعين إطلاع أعضاء فريق العمل الجدد على برامج الحاسوب الآلي والتجهيزات.
وأخيرا وليس آخرا، تقول جلاتزل إنه يجب التأكد من تنظيم اجتماع بين أفراد العمل حتى يتمكن العاملون من التعرف على باقي فريق العمل. ولكن ليس هناك ما يدعو إلى القلق، حيث إنه ليس من المهم ما إذا كان ذلك يحدث من خلال الإنترنت أو وجها لوجه.

من جانبه، يوصي ألكساندر هاين، الذي يدير شركة استشارية، بإعداد خدمات رعاية محددة للترحيب بالعاملين الجدد وضمهم لفريق العمل.
ومن المهم أيضا التأكد من أن الشركة تتسم بالوضوح عندما يتعلق الأمر بنماذج العمل المرنة، حتى لا يصير الأمر مربكا بصورة سريعة إذا لم يكن لدى العاملين الجدد معلومات كافية.

خطة الأربعة أسابيع
وتقترح جلاتزل التأكد من التخطيط مسبقا لتدريب العاملين الجدد على العمل الهجين، مع الاعتراف بأن أي شيء آخر في المستقبل قد يكون من الصعب تتبعه. وتوصي باستخدام تقويم لإعداد خطة مدتها 4 أسابيع، توضح كل ما يتعلق بمعرفة الأشخاص والأماكن والتوقيتات. وغالبا ما تكون هناك أيام ثابتة خاصة بفرق العمل عندما يلتقي الجميع في المكتب.

وتقول جلاتزل: يجب أن يتم تدريب العاملين الجدد بالطريقة نفسها. وإذا كان العمل، في العموم، عبارة عن مزيج من الذهاب إلى المكتب بصفة شخصية، والعمل عن بُعد أيضا، فيجب أن يتم إعداد تدريب لذلك أيضا، حتى لا يشعر العاملون بالراحة البالغة مع طريقة أو أخرى.

العمل وجها لوجه وعن بُعد
ويقول هاين إن كيفية عمل موازنة دقيقة بين العنصرين -العمل وجها لوجه والعمل عن بُعد- أثناء فترة التدريب يعتمد على الشركة التي تقوم بذلك ومجال العمل وتكوين فريق العمل والعاملين أنفسهم.
ويقول إنه في كثير من الأحيان تعمل الموازنة بين هذين العنصرين من خلال اتباع أحد العنصرين لمدة يومين واتباع العنصر الآخر لثلاثة أيام بصورة جيدة، مما يعني العمل لمدة يومين أو 3 من المنزل، والعمل باقي الأيام من المكتب. ويشير إلى أنه من المهم التنسيق مع الفريق بأكمله في البداية، وللتأكد من أن التخطيط منصف لجميع المعنيين.

توفير الوضوح والتوجيه
وتقول جلاتزل إن المهمة الرئيسية للمدير أثناء عملية الإلحاق بالعمل هي توفير الوضوح والتوجيه. ويعني ذلك توضيح كيفية فهمك أنت وشركتك لما يعنيه العمل الهجين، ومتى تتوقع أن يعمل العاملون وجها لوجه، بالإضافة إلى توضيح توقعاتك للوظيفة. يشار إلى أن المديرين مسؤولون أيضا عن توفير فرص للاتصال والتواصل داخل فريق العمل.
ويرى هاين أنه يجب على المديرين التحدث مع أعضاء فريق العمل الجدد عن ظروفهم الشخصية لأنها مهمة وحاسمة لنجاح العمل عن بُعد.

المصدر : وكالة الأنباء الألمانية