عادة مانرى رواد أعمال منشغلون بكل التفاصيل في العمل، لكن ثبت انه لا بد من توزيع المهام لتكون النتائج افضل مما كانت عليه.
اليكم النصائح والطرق التي تساهم في تطوير العمل والتوزيع المناسب للمهام، حسب مجلة “هارفارد بزنس ريفيو” الأمريكية:
اولا يجب امتلاك خطة عمل:
يقترح الخبراء تخصيص ساعة أو ساعتين في نهاية كل أسبوع لوضع استراتيجية خاصة بالتفويض والمراجعة، والمتابعة وطرح بعض الأسئلة من أجل الإجابة عليها، مثل “ما الذي نحاول تحقيقه؟، من هم أفراد فريقي؟ من يحتاج إلى تدريب وفي أي مجال؟
إذ تساعد هذه الأسئلة في اكتشاف أفضل طريقة لتخصيص المهام، على عكس ما يقوم به بعض المدراء من سلوك خاطئ يتمثل في تفويض الأفراد الأكثر موهبة بالعمل الشاق وترك الآخرين في مهام روتينية!..
ثانيا تحديد الأدوار:
تحديد الأدوار والمسؤوليات لكل فرد، حتى يسهل إسناد العمل اللازم لكل منهم ومراجعة العمل ومطالبتهم بتحقيق أهداف معينة، ومن الممكن القيام بذلك من خلال إعداد قائمة بجميع الأعمال التي يجب إنجازها ثم تعيين المهام وفقا لوظيفة كل فرد وموقعه ونقاط قوته، إذ يساعد هذا الأمر أيضا في اكتشاف ثغرات المواهب او نقص المهارات.
ثالثا وضع خطة استباقية:
مشاركة ما تتوقعه من كل فرد، يسهم في رفع مستوى تركيزه، والقيمة المضافة المتوقعة منه، سواء من حيث الإنتاج أو تقديم الخدمات أو عدد ساعات العمل.
رابعا المرونة:
من المؤكد ان هناك تغيرات كثيرة في مجال العمل قد تتغير الأولويات وبناء عليها المهام وطريقة توزيعها، لذا يجب أن يتحلى القائد أو المدير وكذلك أفراد العمل بالمرونة في توزيع عبء العمل خاصة في المواقف الصعبة، وفي المواقف الحرجة والعاجلة يجب على المدراء الحرص على توزيع الأدوار بالتساوي قدر الإمكان والتبديل بين استراتيجيات العمل المختلفة لإكمال المشروع حسب التوقيت الزمني .